Event Agenda

Agenda

All times listed are in Eastern Time

Host: Eleni Tsoutsias

Keynote Speaker: Dr. Ben Chan

Tuesday, April 23, 2024 | 9 a.m. to 5 p.m. Eastern Time

Agenda

Tuesday, April 23, 2024

time iconApril 23, 2024 09:00 am

Opening Ceremonies

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Eleni Tsoutsias
Director, Policy, Quality & System Transformation, Addictions and Mental Health Ontario (AMHO)

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Camille Quenneville
CEO, Canadian Mental Health Association, Ontario Division

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Anna Greenberg
Executive Vice-President and Chief Operating Officer, Ontario Health

time iconApril 23, 2024 09:30 am

Keynote Address - Dr. Ben Chan, Assistant Professor at University of Toronto

time iconApril 23, 2024 09:30 am

The Joys and Opportunities of Improving Quality for Vulnerable Populations in Low-Resource Settings

One would think that quality improvement is easy to do in big budget teaching hospitals with quality departments and sophisticated IT systems.  But can you do it if you are in a small, isolated setting with limited resources, serving a vulnerable population?  Of course you can!  Dr. Chan shares his decades of experience as a front-line rural physician, former CEO of Health Quality Ontario, and now consultant with the World Bank supporting quality initiatives in low and middle-income countries across five continents.  He’ll share tips on how to be nimble, stick to QI basics, measure smartly and set the right culture to achieve success.

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Dr. Ben Chan
Assistant Professor at University of Toronto

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Moderator: Naushaba Degani
Co-Lead Excellence through Quality Improvement Project, CMHA Ontario Division

time iconApril 23, 2024 10:30 am

HEALTH BREAK

Visit the Wellness Hub (located in the Exhibitor Hall) for self-care activities and resources including a guided meditation and podcasts from Your Health Space. View over 20 posters in the Poster Hall. Visit our Partners and Exhibitors in the Exhibitor Hall or network with conference participants. Enjoy your break!

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A1: Why QI

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A1-1 Our QI Journey

In January 2023, The Phoenix Centre was excited to participate in the 3rd cohort of Quest, to gain an increased understanding of our longstanding struggles with recruitment and retention of clinically competent staff. 

We used a Lean Six Sigma approach to assess our strengths and weaknesses in recruitment and retention practices. One of the biggest outcomes for us was a staff survey “The Good, the bad, the ugly” that invited staff from all levels of the organization to share what was and was not working. 

Throughout our journey, we learned that our experiences were only telling us part of the story. With the use a quantitative approach to gathering information, we were able to see that our anecdotal or qualitative data did not always support what the numbers were telling us. There were times when looking at the numbers, it helped us to put the challenges into perspective.

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Janet Cullen
Clinical Manager, Phoenix Centre

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Jessica Nitsopoulos
Clinical Manager, Phoenix Centre

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A1-2 Quality Service: Access and Coordination through Collaboration

Like many communities in Ontario, children, youth and families have struggled for many years in navigating and locating high quality mental health services. More often than not, they turn to their family doctor or local emergency room department for assistance and often not until their circumstances have reached high levels of acuteness and risk. In 2022, Kinark Child and Family Services and Peterborough Youth Services made a genuine commitment to address this in a systematic, collaborative and sustainable manner. To do so would require cultural and systemic change in both Agencies and an interdependence that would not only affect each Agency but their partners and the community as a whole. This presentation speaks to the conditions that were required to create the cultural and systemic shift needed to ensure that coordinated access and service to our community was not only successful but sustainable.

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Matt Sheridan
Program Director for Child and Youth Mental Health, Peterborough Youth Services

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Kelly Robinson
Clinical Services Manager, Kinark Child and Family Services.

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A2: The Who of Quality Improvement (QI): Role of People in QI – Engagement and Mobilization

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A2-1 Upward Spiral: How an Informed Environment Inspires Staff-Led Changes

The power of feedback from PWLLE motivated our Family/Parent Team to revamp their Family Spiral program to better align it with client needs and incorporate an evolved understanding of problematic substance use.

Once the new program had been designed, the team wanted to continue to utilize feedback from PWLLE in their continuous quality improvement journey and requested that an internal client survey be developed.

Rideauwood’s QI and Ethics Committee and EDIA Working Group, made up of staff and management from across the agency’s teams, helped shape the evaluation framework. The results are made accessible on a bi-monthly basis to support the Family/Parent team in learning from clients on a more regular basis to support informed ongoing change. This example exemplifies how staff, with consultation from PWLLE, can engage in continuous quality improvement to not only facilitate services but to also shape an organization’s offering of client centred care.

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Katerina Paravalos (she/her)
Manager of Quality, Risk and Decision Support Rideauwood Addiction and Family Services

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Amanda Neilson (she/her)
Manager of Clinical Practice, Rideauwood Addiction and Family Services

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A2-2 Building Success Together: Navigating Quality Improvement and Team Engagement in Muskoka, Nipissing, Parry Sound.

Our story emphasizes the role of people in QI, showcasing effective strategies for team involvement, data-driven decision-making, and inclusive communication. We share lessons on fostering a culture of ownership, aligning purpose, and establishing common definitions, culminating in successful outcomes and measurable performance metrics. Our experience underscores that Quality Improvement is indeed a team sport, where active engagement and mobilization lead to transformative results.  In our successful quality improvement journey, we utilized robust methodologies and tools such as Lean Six Sigma (LSS), DMAIC, SIPOC, and Wishbone diagram, fostering collaboration through an inclusive approach. Our agenda-driven meetings, with documented reviews and diverse participation, ensured alignment of goals and facilitated open discussions. Engaging external facilitators and involving administration, managers, and QI experts addressed initial skepticism, promoting diverse perspectives in decision-making. Scheduled commitments and a dedication to embracing diverse perspectives significantly enriched comprehension and accommodated various learning styles. Through shared tools and deliberate pace, we achieved high engagement, motivation, and collaboration among three distinct agencies.

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André Cotterall (he/him)
Business Intelligence and Decision Support Specialist, Hands TheFamilyHelpNetwork.ca

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Miranda Weingartner (she/her)
Manager of Administration and Non-clinical programs, Community Counselling Centre of Nipissing

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Anna Drexler (she/her)
Organizational Excellence & Accountability Director, Simcoe Muskoka Family Connexions

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Eduard Orellana (he/him)
Continuous Improvement, Data and Process Specialist, Simcoe Muskoka Family Connexions

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A3: The How of QI: Sowing the Seeds for a Culture of Quality

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A3-1 How FIREFLY Embeds QI Into Organizational Culture

We will use three concrete examples to demonstrate how FIREFLY embeds quality improvement into our organizational culture.  At the board governance level, we show how our quarterly board reports have evolved from a mad scramble of high-maintenance charts and graphs to an orderly, well-managed system that automatically generates standard reports directly from a range of data files and folders using Power BI.  With strategic planning, we showcase how scheduled reminders, a shared document, and Python scripting have transformed the process of displaying monthly operational plan progress.  Finally, to support clinical managers, we demonstrate how an easily-updated Power BI tool put weekly performance data at the fingertips of clinical managers. We are “embedding” quality by allowing our organization decision-makers and staff to focus on easy-to access information.

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Richard Hill (he/him)
Data Analyst, FIREFLY

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A3-2 Utilizing Experience Based Co-Design to Develop a Mental Health Care Pathway

According to Statistics Canada (2022), there has been a 10 percent increase in those aged 15 and older, who are currently diagnosed with a mood disorder; 1 in 3 individuals expressed that they either had unmet or partially met needs when it came to services for their mental health. To address issues of access in Ontario’s Central Region North, an Experience Based Co-design (EBD) approach has been utilized to redesign and build a true regional integrated care pathway for adult depression and anxiety. EBD is an important framework for capturing and understanding the experiences and knowledge of those with lived experience, community and health care providers to examine what is working well, identify gaps, and co-design improvement together.  This intentional approach to co-design is necessary in order to improve the experience of those who are experiencing depression or anxiety and reduce the burden on hospital EDs.

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Michael Dunn (he/him)
Director of Health System Integration, Waypoint Centre for Mental Health Care

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Dike Onuoha (he/him)
Waypoint Centre for Mental Health Care

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Helen Bolshaw-Walker (she/her)
Experience and Engagement Manager, Patient/Client and Family Council

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A4: Sustaining Your Gains: Nurturing the Seeds of a Culture of Quality

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A4-1 Promoting a Quality Culture Through an Enterprise-wide Performance Measurement Framework

The development and implementation of an enterprise-wide performance measurement framework is a key strategy to promoting and sustaining a culture of quality improvement in community mental health organizations. By aligning program-specific performance measures with overarching organizational goals, a performance measurement framework ensures that every functional unit contributes to the broader mission of delivering high-quality client care. This presentation highlights how such a framework facilitates a data-driven approach to decision-making and cultivates an environment where continuous improvement is not only encouraged but ingrained in the organizational culture. It also describes how we utilize routinely collected community mental health data from the Ontario Perception of Care (OPOC), Ontario Common Assessment of Need (OCAN), and Management Information System (MIS) to measure the Quintuple Aim of improving client and population health, enhancing both client and provider experiences, promoting service efficiency and advancing health equity.

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Frank Sirotich (he/him)
Chief Research Officer, Canadian Mental Health Association, Toronto Branch

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A4-2 Maltby Centre’s Strategy for Staff Buy-In on our Quality Scorecard

Maltby Centre is the lead CYMH agency for the KLF&;A region, as well as a leading provider of autism services for children and youth. Maltby Centre has been using a Quality Scorecard for the last 3 years (approx.) to monitor indicators in key dimension of quality. This workshop would cover: 

Scorecard development: How we come up with the indicators to tie in with our strategic plan, the quadruple aim, and all dimensions of quality.

Target setting: The engagement process we are going through to set targets that are motivating to staff so we have buy-in (and the mistakes we made in this area in the past).

Sharing the scorecard: Who updates the scorecard, who reviews it (and mistakes we’ve made here too!) 

Other pieces of work our Quality Committee and Board Quality Committee are doing to increase the culture of quality at Maltby Centre.

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Cailin Scott (she/her)
Manager of Quality Improvement, Accreditation and Privacy, Maltby Centre

time iconApril 23, 2024 12:30 pm

LUNCH

Visit the Wellness Hub (located in the Exhibitor Hall) for self-care activities and resources including a guided meditation and podcasts from Your Health Space. View over 20 posters in the Poster Hall. Visit our Partners and Exhibitors in the Exhibitor Hall or network with conference participants. Enjoy your lunch!

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B1: Why QI

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B1-1 Increasing Client and Staff Engagement in QI Initiatives at Stride

Our presentation will depict a “then vs. now” theme of QI efforts at Stride. Prior to our most recent Strategic Planning process, Stride had a QIP developed by agency leaders and board members. Using Stride’s Strategic Planning process as a catalyst for QI mobilization, new groups of people, including a focus group of Stride’s clients, and Stride staff, were engaged in QI. By getting more people involved in Quality Improvement efforts across the agency, we are building a culture of quality, where everyone is engaged in the QI process. New measures for our QIP have been developed by engaging clients and staff in the process.

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Julie Henshaw (she/her/they/them)
Manager, Specialized Employment Services, Stride

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Stephanie McCann (she/her)
Quality & Operations Analyst, Stride

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B1-2 The Power of Coalitions to Improve System Response for Children/Youth Experiencing Mental Health Crisis

In the Central Region North of Ontario, children, youth and their families have been experiencing untimely and inequitable access to mental health crisis services. This is a long-standing issue, leading to poor patient experiences including unnecessary transfers for admissions, long emergency department wait times without support/services and discharges without services in place. To address this, a regional Child & Youth Crisis Task Force functioning as a rapid QI coalition was formed. The collaborative includes membership from hospital and community mental health care providers and people with lived experience. The quintuple aim framework was utilized to ensure change ideas are achieved to reach our shared purpose: to improve patient experiences, reduce wait times and increase equitable access to support services. Key ingredients of the coalition include reaching consensus on focused priorities, building upon trusting partnerships over time, balancing commitments, and utilizing member knowledge/skills to design and implement innovative solutions.

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Jaime Pachis, MHSc (she/her)
Integrated Care Lead, Waypoint Centre for Mental Health Care.

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Meghan Gray
Clinical Lead, Health System Integration, Waypoint Centre for Medical Care

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B2: The Who of Quality Improvement (QI): Role of People in QI – Engagement and Mobilization

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B2-1 Engaging Teams to Engage Teens: Increasing Teen Retention in the BounceBack Program

BounceBack is a free, fast-access guided self help program available across Ontario for participants 15 years and older. Compared to the adult population, engagement of participants in the 15 to 17 year old teen age bracket was significantly lower: 51% of referred adults enrolled, while only 31% of referred teens enrolled. The presentation will describe the project that used a quality improvement framework to improve the teen participant retention rate in the BounceBack program and our outcomes. Quality improvement recommendation action items included input from our client and family advisory council and direct service staff. The changes were measured by several key performance indicators that showed significant improvements from one quarter to another: successful teen referrals increased by %147 (74 to 183); teen assessments held increased by 260% (26 to 91).

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Dr. Wendy Manel (she/her)
Canadian Mental Health Association, York Region, South Simcoe

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Shannon Dhillon
Bounceback Coach

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B2-2 Engaging the Heart of QI: Unveiling the Role of People

This will be a dynamic workshop designed to spotlight the integral role of individuals in the success of quality improvement (QI) initiatives. Drawing insights from the Ontario Structured Psychotherapy - Wait List Management activities, the session navigates the human dimension of QI, emphasizing practical applications of process mapping. Participants will explore strategies for stakeholder mobilization, delve into human-centred process mapping principles, and learn how to foster a culture of collaboration. This workshop equips attendees with actionable tools to engage and mobilize individuals effectively, fostering a collaborative culture that enhances the impact of QI efforts in MH & A organizations. Join us for an interactive session that places people at the heart of successful QI.

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Laura Daly-Trottier (she/her)
Quality Improvement & Data Coach, The Excellence Through Quality Improvement Project

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Karen Demaline (she/her)
Centre for Addiction and Mental Health

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B3: The How of QI: Sowing the Seeds for a Culture of Quality

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B3 Building Futures Together Through Data and Quality at Keystone

Join us on Keystone's transformative Quality Improvement (QI) journey with our Quest project, dedicated to restructuring and enhancing our brief service delivery. Utilizing QI methodologies and tools, we critically examined our current state, uncovering challenges related to data integrity and feedback mechanisms, prompting us to advocate for pivotal changes within EMHWare, and engage with stakeholders for strategic planning. Our commitment to a continuous improvement mindset led us to celebrate quick wins, implement responsive strategies, and explore the Inclusive Leadership Program to foster EDI principles, and strengthen community bonds. The Quest project's impact goes beyond restructuring our brief program; it has revitalized our approach, strengthening our collective focus on building better futures for children, youth, and families in our communities through enhanced programs and services.

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Susan Wilson (she/her)
Supervisor of Clinical Services, Keystone Child, Youth & Family Services

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Sarah Beaton (she/her)
Clinical Supervisor, Keystone Child, Youth & Family Services

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Jessica Murray (she/her)
Quality Improvement Specialist, Knowledge Institute on Child and Youth Mental Health & Addictions

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Lamia Moheb Almorsy (She/her)
Quality Improvement Specialist, Knowledge Institute on Child and Youth Mental Health and Addictions

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B4: Sustaining Your Gains: Nurturing the Seeds of a Culture of Quality

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B4-1 Cultivating Quality: A Journey of Leadership, Engagement and Innovation

“No idea is off the table’ should be at the forefront of everyone’s mind. I want you to feel empowered to create, act, be inquisitive and challenge the status quo every day.” This is how every new employee is welcomed to Nucleus in orientation. In three years (and with a new senior leadership team), Nucleus has transformed its culture from one of mistrust, toxicity and band-aid solutions to one that embodies quality improvement.  Through weekly staff newsletters, town halls and staff engagement councils, employees are kept informed were involved in organizational transformation, every step of the way. The backbone of every decision was on quality – whether it be through its people, processes or new systems – all of which underwent significant change since 2020.  In a routine staff pulse survey, one staff member commented “Nucleus has come out of the dark ages and into the light.” This workshop will share Nucleus’ journey and demonstrated success.

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Laura Salisbury
CEO, Nucleus Independent Living

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Oliver Blunn
Chief Operating Officer (COO), Nucleus Independent Living

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Karin Archer Myles
Communications Lead, Strategy & Implementations Advisor, Nucleus Independent Living

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B4-2 Nurturing Quality Improvement: Growing Together as a Learning Organization

As a learning organization, we are committed to building a culture of quality improvement (QI). We take a multi-faceted approach to maintaining our QI culture which includes our learning organization model and committee. 

In this presentation, we will reflect on how we sustain a QI culture, and how others can adopt these approaches. This includes describing our: 

-Learning organization model, and how it contributes to our QI culture and meaningful sector outcomes. 

-QI maturity assessment, and the role of data processes in sustaining culture. 

-Staff huddle processes and our ‘Huddle Board’, as a tool for collaborative problem-solving. We will share how we improved these processes using QI tools.  

The Knowledge Institute is celebrating our 20th year, and we recognize that maintaining a QI culture is an ongoing effort. This presentation is intended to show the importance of monitoring and adapting in the face of an ever-changing landscape.

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Emma McDonald (she/her)
Operations & Performance Measurement Specialist, Knowledge Institute on Child and Youth Mental Health & Addictions

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Kassia Malis
Quality Improvement Specialist at the Knowledge Institute on Child and Youth Mental Health and Addictions.

time iconApril 23, 2024 03:00 pm

HEALTH BREAK

Visit the Wellness Hub (located in the Exhibitor Hall) for self-care activities and resources including a guided meditation and podcasts from Your Health Space. View over 20 posters in the Poster Hall. Visit our Partners and Exhibitors in the Exhibitor Hall or network with conference participants. Enjoy your break!

 

time iconApril 23, 2024 03:30 pm

Meaningful Engagement: Partnering with PWLLE in Quality Improvement

This panel discussion aims to showcase the significant impact and value of incorporating the expertise and perspectives of PWLLE (Persons with Lived/Living Experience) and their support network(s) in quality improvement initiatives. Additionally, it will delve into strategies for meaningful engagement to help advance quality and improved outcomes for clients receiving mental health and addictions care in Ontario. 

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Carrie Crawford

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Dan Bolton

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Dean Valentine

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Madeleine Luvisa

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Moderator: Danyal Martin
Director, Clinical Programs, Ontario Health, MHA CoE - Executive Leadership

time iconApril 23, 2024 04:30 pm

Closing Remarks

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Graham Woodward
Vice President, Mental Health and Addictions Center of Excellence (MHA CoE) Ontario Health

Mardi, Avril 23, 2024

time iconApril 23, 2024 09:00 am

Cérémonies d’ouverture

Mot de bienvenue

Reconnaissance des territoires

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Camille Quenneville
Directrice générale, Association canadienne pour la santé mentale, Division de l'Ontario

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Anna Greenberg
Vice-présidente directrice et directrice générale de l’exploitation

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Eleni Tsoutsias
Directrice, Politiques, qualité et transformation du système, Dépendances et santé mentale d’Ontario

time iconApril 23, 2024 09:30 am

Discours principal et Hôte

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Dr. Ben Chan

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Modérateur : Naushaba Degani
Codirigeante de l’Initiative EQIP (Excellence par l’amélioration de la qualité), division de l’Ontario de l’ACSM

time iconApril 23, 2024 10:30 am

Pause-santé

Visitez le centre de bien-être (situé dans le salle des exposants) pour des activités et des ressources de soins personnels, notamment une méditation guidée et des podcasts de Votre espace santé, regardez plus de 20 affiches dans le salle des affiches, visitez nos partenaires et exposants dans le salle des exposants ou réseautez avec participants à la conférence. Profitez de votre pause

time iconApril 23, 2024 11:00 am

Séances simultanées (A1-A4)

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A1: Pourquoi l’AQ?

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A1-1 Notre parcours d’AQ

En janvier 2023, le Phoenix Centre s’est réjoui de participer à la 3 e  cohorte du projet Quête, afin de mieux comprendre nos luttes de longue date en matière de recrutement et de maintien en poste de membres du personnel cliniquement compétents.

Nous avons utilisé une méthodologie « Lean Six Sigma » pour évaluer nos forces et nos faiblesses enmatière de recrutement et de maintien en poste. La réalisation d’un sondage auprès des membres du personnel de tous les niveaux de l’organisation intitulé « The Good, the bad, the ugly » (en anglais seulement) leur demandant de partager ce qui fonctionnait et ce qui ne fonctionnait pas a été l’une de nos plus grandes réussites.

Tout au long de notre parcours, nous avons appris que nos expériences ne nous racontaient qu’une partie de l’histoire. En utilisant une approche quantitative pour recueillir l’information, nous avons pu constater que nos données anecdotiques ou qualitatives ne reflétaient pas toujours ce que les chiffres nous révélaient. Par moments, l’examen des chiffres nous a aidés à mieux comprendre les défis auxquels nous étions confrontés.

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Janet Cullen (elle/elle)
Phoenix Centre

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Jessica Nitsopoulos
Clinical Manager, Phoenix Centre

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A1-2 Un service de qualité : Accès et coordination par la collaboration

Comme de nombreuses collectivités de l’Ontario, les enfants, les jeunes et les familles ont rencontré des difficultés pendant de nombreuses années pour trouver des services de santé mentale de haute qualité. La plupart du temps, ils se tournent vers leur médecin de famille ou le service d’urgence local pour obtenir de l’aide, et souvent seulement lorsque la situation devient grave et présente des risques. En 2022, les organismes Kinark Child and Family Services et Peterborough Youth Services se sont véritablement engagés à s’attaquer à ce problème de façon systématique, collaborative et durable. Pour y parvenir, un changement culturel et systémique au sein de ces deux organismes est nécessaire. Il devrait être associé à une interdépendance qui concernerait non seulement chaque organisme, mais aussi ses partenaires et la collectivité dans son ensemble. Cette présentation porte sur les conditions qui ont été nécessaires pour créer un changement culturel et systémique, non seulement fructueux, mais durable, permettant d’assurer un accès et un service coordonnés à notre collectivité.

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Matt Sheridan
maîtrise ès arts, travailleur social en santé mentale, travailleur social agréé, Peterborough Youth Services

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Kelly Robinson

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A2: Le « qui » de l’amélioration de la qualité (AQ) : Rôle des personnes dans l’AQ – Engagement et mobilisation

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A2-1 Spirale ascendante : Comment un environnement éclairé inspire les changements menés par le personnel

Le pouvoir de la rétroaction des personnes ayant vécu et vivant la maladie mentale et des problèmes de dépendance (PVMMPD) a motivé notre équipe familiale et parentale à repenser son programme Family Spiral afin de mieux l’harmoniser avec les besoins des clients et d’approfondir la compréhension de la consommation problématique de substances. Une fois le nouveau programme conçu, l’équipe voulait continuer à utiliser les commentaires des PVMMPD dans son parcours d’amélioration continue de la qualité et a demandé qu’un sondage interne soit élaboré. Le comité d’éthique et d’AQ et le groupe de travail sur l’équité, la diversité, l’inclusion et l’accessibilité (EDIA) de Rideauwood, composés de membres du personnel et de la direction de l’ensemble des équipes de l’organisme, ont aidé à façonner le cadre d’évaluation. Les résultats sont rendus accessibles tous les deux mois pour soutenir l’équipe familiale et parentale dans l’apprentissage régulier auprès des clients, favorisant ainsi un changement continu et éclairé. Cet exemple illustre comment les membre du personnel, en consultation avec les PVMMPD, peuvent participer à l’amélioration continue de la qualité non seulement pour faciliter les services, mais aussi pour façonner l’offre de soins d’un organisme axée sur les clients.

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Katerina Paravalos (elle/elle)
Rideauwood Addiction and Family Services

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Amanda Neilson (elle/elle)
Rideauwood Addiction and Family Services

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A2-2 Réussir ensemble : Gestion de l’amélioration de la qualité et de la participation de l’équipe à Muskoka, Nipissing et Parry Sound

Notre histoire met l’accent sur le rôle des personnes dans l’AQ, en présentant des stratégies efficaces pour la participation de l’équipe, la prise de décisions fondée sur les données et la communication inclusive. Nous échangeons des leçons sur la promotion d’une culture d’appropriation, l’harmonisation des objectifs et l’établissement de définitions communes, ce qui aboutit à des résultats positifs et à des mesures de rendement mesurables. Notre expérience souligne que l’AQ est véritablement un sport d’équipe, où la participation et la mobilisation actives aboutissent à des transformations. Dans le cadre de notre parcours réussi d’AQ, nous avons utilisé des méthodologies et des outils robustes comme Lean Six Sigma (LSS), DMAIC, SIPOC et le diagramme de Wishbone, favorisant la collaboration au moyen d’une approche inclusive. Nos réunions axées sur l’ordre du jour, avec des examens documentés et une participation diversifiée, ont permis d’assurer l’harmonisation des objectifs et de faciliter les discussions ouvertes. En faisant appel à des facilitateurs externes et en sollicitant l’administration, les gestionnaires et les experts en AQ, nous avons réussi à traiter le scepticisme initial, favorisant ainsi une prise de décisions enrichie par des perspectives diverses. Les engagements prévus et la volonté d’adopter diverses perspectives ont considérablement enrichi la compréhension et ont permis de répondre aux divers styles d’apprentissage. Grâce à l’utilisation d’outils communs et à un rythme délibéré, nous avons atteint un haut niveau de participation, de motivation et de collaboration au sein de trois organismes distincts.

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André Cotterall (il/lui),
Mains LeReseaudaideauxfamilles.ca

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Miranda Weingartner (elle/elle)
Centre communautaire de counselling de Nipissing

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Anna Drexler (elle/elle)
Connexions familiales de Simcoe Muskoka

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Eduard Orellana (il/lui)
Connexions familiales de Simcoe Muskoka

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A3: Le « comment » de l’AQ : Semer les graines d’une culture axée sur la qualité

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A3-1 Comment FIREFLY intègre l’AQ à la culture organisationnelle

Nous utiliserons trois exemples concrets pour démontrer comment FIREFLY intègre l’AQ à notre culture organisationnelle. Au niveau de la gouvernance du conseil, nous montrons comment nos rapports trimestriels du conseil sont passés d’un ensemble chaotique de graphiques complexes et exigeants à un système ordonné et bien géré qui génère automatiquement des rapports standard directement à partir d’une gamme de fichiers et de dossiers de données au moyen de Power BI. Dans le cadre de la planification stratégique, nous présentons comment les rappels planifiés, un document commun et des scripts Python ont transformé le processus d’affichage des progrès du plan opérationnel mensuel. Enfin, pour soutenir les gestionnaires cliniques, nous démontrons comment un outil Power BI facilement mis à jour met les données de rendement hebdomadaires à la portée des gestionnaires cliniques. Nous « intégrons » la qualité en rendant l’information facilement accessible aux décideurs de l’organisation.

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Richard Hill (il/lui)
FIREFLY

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A3-2 Utilisation de la conception conjointe basée sur l’expérience pour élaborer un parcours de soins en santé mentale

Selon Statistique Canada (2022), le nombre de personnes âgées de 15 ans et plus qui ont reçu un diagnostic de trouble de l’humeur a augmenté de 10 %; une personne sur trois a indiqué qu’elle avait des besoins non comblés ou partiellement satisfaits en matière de services de santé mentale. Afin de répondre aux problèmes d’accès dans la région centrale du Nord de l’Ontario, une approche de conception basée sur l’expérience (CBE) a été utilisée en vue de réinventer et de créer un véritable parcours de soins intégré régional pour la dépression et l’anxiété chez l’adulte. La CBE est un cadre important pour saisir et comprendre les expériences et les connaissances des personnes ayant une expérience vécue, de la collectivité et des fournisseurs de soins de santé afin d’examiner ce qui fonctionne bien, de cerner les lacunes et de concevoir ensemble des améliorations. Cette approche intentionnelle de la conception conjointe est nécessaire afin d’améliorer l’expérience des personnes qui font face à une dépression ou à de l’anxiété, et de réduire le fardeau imposé aux services d’urgence des hôpitaux.

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Michael Dunn (il/lui)
Centre de soins de santé mentale Waypoint, Dike Onuoha

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Dike Onuoha (il/lui)
Centre de soins de santé mentale Waypoint

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Helen Bolshaw-Walker (elle/elle)
Conseil des patients/clients et des familles (PCFC)

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A4: Maintenir vos gains : Faire croître les graines d’une culture axée sur la qualité

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A4-1 Promouvoir une culture de la qualité au moyen d’un cadre de mesure du rendement à l’échelle de l’organisation

L’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre de mesure du rendement pangouvernemental est une stratégie clé pour promouvoir et maintenir une culture d’AQ dans les organismes communautaires de santé mentale. En harmonisant les mesures du rendement propres au programme avec les objectifs organisationnels globaux, un cadre de mesure du rendement garantit que chaque unité fonctionnelle contribue à la mission plus large de fournir des soins de qualité élevée aux clients. Cette présentation montre comment un tel cadre facilite une approche de la prise de décisions fondée sur les données et cultive un environnement où l’amélioration continue est non seulement encouragée, mais aussi intégrée à la culture organisationnelle. Elle décrit également comment nous utilisons régulièrement les données communautaires sur la santé mentale recueillies à partir du questionnaire sur la perception des soins en Ontario (OPOC), de l’Évaluation commune des besoins de l’Ontario (OCAN) et du Système d’information de la gestion (SIG) pour mesurer le quintuple objectif d’améliorer la santé des clients et de la population, d’optimiser l’expérience des clients et des fournisseurs, de promouvoir l’efficience des services et de renforcer l’équité en santé.

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Frank Sirotich (il/lui)
ACSM de Toronto

time iconApril 23, 2024 11:00 am

A4-2 Stratégie du Centre Maltby pour l’adhésion du personnel à notre feuille de pointage de la qualité

Le Centre Maltby est l’organisme chargé de la santé mentale pour les enfants et les jeunes de la région de Kingston, Frontenac, Lennox et Addington, ainsi qu’un important fournisseur de services aux enfants et aux jeunes autistes. Le Centre Maltby utilise une fiche de pointage de la qualité depuis (environ) trois ans pour surveiller les indicateurs dans les principales dimensions de la qualité. Cet atelier traitera des thèmes suivants :

• Élaboration de la feuille de pointage : Façon dont nous concevons les indicateurs pour les relier à notre plan stratégique, au quadruple objectif et à toutes les dimensions de la qualité.

• Établissement des objectifs : Processus de mobilisation que nous suivons pour définir des objectifs qui motivent les membres du personnel afin d’obtenir leur adhésion (et les erreurs que nous avons commises dans ce domaine par le passé).

• Diffusion de la feuille de pointage : Qui met à jour la feuille de pointage, qui l’examine (et les erreurs que nous avons commises ici aussi!)

• D’autres travaux de notre comité sur la qualité et de notre comité du conseil sur la qualité visent à accroître la culture de la qualité au Centre Maltby.

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Cailin Scott (elle/elle),
Centre Maltby

time iconApril 23, 2024 12:30 pm

Dîner

Visitez le centre de bien-être (situé dans le salle des exposants) pour des activités et des ressources de soins personnels, notamment une méditation guidée et des podcasts de Votre espace santé. Regardez plus de 20 affiches dans le salle des affiches. Visitez nos partenaires et exposants dans le salle des exposants ou réseautez avec participants à la conférence. Profiter de votre déjeuner!

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

Séances simultanées (B1-B4)

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B1 : Pourquoi l’AQ?

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B1-1 Accroître l’engagement des clients et du personnel dans les initiatives d’AQ à Stride

Notre présentation illustrera un thème de comparaison « avant contre maintenant » des efforts d’AQ chez Stride. Avant d’entamer notre processus de planification stratégique le plus récent, Stride avait mis en place un programme d’amélioration de la qualité (PAQ) conçu par des dirigeants d’organismes et les membres du conseil. De nouveaux groupes de personnes, y compris un groupe de discussion des clients de Stride et des membres de son personnel, ont participé à l’AQ en utilisant le processus de planification stratégique de Stride comme catalyseur de la mobilisation de l’AQ. En faisant participer davantage de personnes aux efforts d’AQ à l’échelle de l’organisme, nous créons une culture de la qualité, où tout le monde participe au processus d’AQ. De nouvelles mesures pour notre PAQ ont été élaborées en faisant participer les clients et les membres du personnel au processus.

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Julie Henshaw (elle/elle/ils-elles/eux)
Stride

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Stephanie McCann (elle/elle)
Stride

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B1-2 La capacité des coalitions à améliorer la réponse du système aux crises de santé mentale chez les enfants et les jeunes

Dans la région centrale du Nord de l’Ontario, les enfants, les jeunes et leurs familles rencontrent des difficultés à accéder de manière opportune et équitable aux services de crise en santé mentale. Il s’agit d’un problème de longue date qui entraîne de mauvaises expériences pour les patients, y compris des transferts inutiles pour les admissions, de longs temps d’attente aux urgences sans soutien ni services, et des congés de l’hôpital sans service en place. Pour régler ce problème, un groupe de travail régional sur les enfants et des jeunes en situation de crise, qui fonctionne comme une coalition rapide d’AQ, a été créé. Il comprend des membres d’hôpitaux et de fournisseurs de soins de santé mentale communautaires ainsi que des personnes ayant une expérience vécue. Le cadre du quintuple objectif a été utilisé pour veiller à ce que des idées de changement soient mises en œuvre pour atteindre notre but commun, soit améliorer l’expérience des patients, réduire les temps d’attente et accroître l’accès équitable aux services de soutien. Les éléments clés de la coalition comprennent la réalisation d’un consensus sur les priorités ciblées, l’établissement de partenariats de confiance au fil du temps, l’équilibre des engagements et l’utilisation des connaissances et des compétences des membres pour concevoir et mettre en œuvre des solutions innovantes.

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Jaime Pachis (elle/elle)
Centre de soins de santé mentale Waypoint

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Meghan Gray

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B2 : Le « qui » de l’amélioration de la qualité (AQ) : Rôle des personnes dans l’AQ – Engagement et mobilisation

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B2-1 Mobiliser les équipes pour mobiliser les adolescents : Accroître la participation des adolescents au programme Retrouver son entrain MC

Retrouver son entrain MC est un programme d’auto-assistance gratuit et guidé à accès rapide offert partout en Ontario aux participants de 15 ans et plus. Comparativement à la population adulte, la participation des adolescents de 15 à 17 ans était considérablement plus faible : 51 % des adultes aiguillés se sont inscrits alors que seuls 31 % des adolescents l’ont fait. La présentation décrira le projet qui a utilisé un cadre d’AQ pour améliorer le taux de participation des jeunes au programme Retrouver son entrain MC et nos résultats. Les mesures de suivi recommandées pour l’AQ comprenaient les commentaires formulés par notre Conseil consultatif des patients et des familles et les membre du personnel des services directs. Les changements ont été évalués à l’aide de plusieurs indicateurs de rendement clés qui ont montré des améliorations importantes d’un trimestre à l’autre, soit une augmentation de 147 % (de 74 à 183) des adolescents aiguillés, et une hausse de 260 % des évaluations des adolescents (de 26 à 91).

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Wendy Manel (elle/elle)
Association canadienne pour la santé mentale (ACSM), Filiale de York Region et South Simcoe

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Shannon Dhillon

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B2-2 Capturer l’essence de l’AQ : Révéler le rôle des individus

Il s’agira d’un atelier dynamique conçu pour mettre en lumière le rôle intégral des individus dans le succès des initiatives d’AQ. En s’inspirant des activités de gestion des listes d’attente de la psychothérapie structurée de l’Ontario, la séance aborde la dimension humaine de l’AQ et met l’accent sur les applications pratiques de la cartographie des processus. Les participants étudieront des stratégies de mobilisation des parties prenantes, se pencheront sur les principes de cartographie des processus axés sur l’être humain et apprendront comment favoriser une culture de collaboration. Cet atelier fournit aux participants des outils pratiques pour solliciter et mobiliser les personnes efficacement, ce qui favorise une culture de collaboration qui améliore l’incidence des efforts d’AQ au sein des organismes de santé mentale et de lutte contre les dépendances. Participez à une séance interactive pour capturer l’essence même de l’AQ.

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Laura Daly-Trottier (elle/elle)
Projet d’amélioration de la qualité par l’excellence (E-QIP)

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Karen Demaline (elle/elle)
Centre de toxicomanie et de santé mentale (CAMH)

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B3 : Le « comment » de l’AQ : Semer les graines d’une culture axée sur la qualité

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B3 Bâtir l’avenir ensemble grâce aux données et à la qualité à Keystone

Participez au parcours de transformation de Keystone en vue d’améliorer la qualité avec notre projet Quête, qui vise à restructurer et à améliorer notre prestation de services ciblée. À l’aide des méthodologies et des outils d’AQ, nous avons examiné attentivement notre situation actuelle, en mettant au jour les défis liés à l’intégrité des données et aux mécanismes de rétroaction, ce qui nous a incité à préconiser des changements essentiels au sein d’EMHWare et à mobiliser les parties prenantes pour une planification stratégique. Notre engagement à l’égard d’un état d’esprit axé sur l’amélioration continue nous a amenés à célébrer des succès rapides, à mettre en œuvre des stratégies réactives et à explorer le programme de leadership inclusif pour favoriser les principes de l’EDI et renforcer les liens communautaires. L’incidence du projet Quête va au-delà de la restructuration de notre programme ciblé; il a insufflé une nouvelle dynamique à notre approche, renforçant notre volonté collective de bâtir un avenir meilleur pour les enfants, les jeunes et les familles de nos collectivités grâce à l’amélioration des programmes et des services.

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Susan Wilson (elle/elle)
Travailleure sociale en santé mentale, clinicienne certifiée en intégration des traumatismes, travailleure sociale agréée , Keystone Child, Youth & Family Services

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Sarah Beaton (elle/elle)
Keystone Child, Youth & Family Services

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Jessica Murray (elle/elle)
Maîtrise en administration des soins de santé, thérapeute en counselling agréée , Institut du savoir sur la santé mentale et les dépendances chez les enfants et les jeunes

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Lamia Moheb Almorsy (elle/elle)
professionnelle en gestion de projets, programme de gestion reconnu, certification Ceinture noire Lean Six Sigma , Institut du savoir sur la santé mentale et les dépendances chez les enfants et les jeunes

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B4 : Maintenir vos gains : Faire croître les graines d’une culture axée sur la qualité

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B4-1 Cultiver la qualité : Un parcours de leadership, d’engagement et d’innovation

Le principe selon lequel « aucune idée n’est à exclure » devrait être une priorité pour tous. « Je veux que vous vous sentiez en mesure de créer, d’agir, d’être curieux et de remettre en question le statu quo chaque jour ». C’est ainsi que chaque nouvel employé est accueilli à Nucleus lors de l’orientation. En trois ans (et avec une nouvelle équipe de la haute direction), Nucleus a transformé sa culture de méfiance, de toxicité et de solutions superficielles en une culture qui incarne l’amélioration de la qualité. Grâce aux bulletins d’information hebdomadaires, aux réunions publiques et aux conseils de mobilisation du personnel, les employés ont été tenus informés et ont participé à la transformation organisationnelle à chaque étape du processus. Chaque décision reposait sur la qualité, que ce soit par le biais de ses employés, de ses processus ou de nouveaux systèmes, qui ont tous subi des changements importants depuis 2020. Dans un sondage éclair mené auprès du personnel, un membre du personnel a déclaré que « Nucleus est sorti de l’âge des ténèbres et est passé à la lumière ». Cet atelier présentera le parcours et les succès démontrés de Nucleus.

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Laura Salisbury
Nucleus Independent Living

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Oliver Blunn
Nucleus Independent Living

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Karin Archer Myles,
Nucleus Independent Living

time iconApril 23, 2024 01:30 pm

B4-2 Favoriser l’amélioration de la qualité : Grandir ensemble en tant qu’organisation apprenante

En tant qu’organisation apprenante, nous sommes déterminés à bâtir une culture d’AQ. Nous adoptons une approche multidimensionnelle pour entretenir notre culture d’AQ, qui comprend notre modèle d’organisation apprenante et notre comité dédié à la qualité.

Dans cette présentation, nous réfléchirons à la façon dont nous soutenons une culture d’AQ et comment d’autres peuvent adopter ces méthodes. Cela comprend la description des éléments suivants:

• notre modèle d’organisation apprenante, et comment il contribue à notre culture d’AQ et à des résultats sectoriels significatifs;

• notre évaluation de la maturité en matière d’AQ et le rôle des processus de données dans le maintien de la culture;

• nos processus de regroupement du personnel et notre « babillard de caucus » comme outil de résolution de problèmes en collaboration. Nous vous expliquerons comment nous avons amélioré ces processus à l’aide des outils d’AQ.

L’Institut du savoir célèbre son 20 e  anniversaire, et nous reconnaissons que maintenir une culture d’AQ est un effort constant. Cette présentation vise à montrer l’importance de la surveillance et de l’adaptation dans un contexte en constante évolution.

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Emma McDonald (elle/elle),
Institut du savoir sur la santé mentale et les dépendances chez les enfants et les jeunes

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Kassia Malis (elle/elle),
Institut du savoir sur la santé mentale et les dépendances chez les enfants et les jeunes

time iconApril 23, 2024 03:00 pm

PAUSE-SANTÉ

Visitez le centre de bien-être (situé dans le salle des exposants) pour des activités et des ressources de soins personnels, notamment une méditation guidée et des podcasts de Votre espace santé. Regardez plus de 20 affiches dans le salle des affiches. Visitez nos partenaires et exposants dans le salle des exposants ou réseautez avec participants à la conférence. Profitez de votre pause !

time iconApril 23, 2024 03:30 pm

Participation significative : Partenariat avec des PVMMPD pour l’amélioration de la qualité

Cette table ronde vise à mettre en évidence l’incidence et l’utilité importantes de l’intégration de l’expertise et des points de vue des personnes ayant vécu et vivant la maladie mentale et des problèmes de dépendance (PVMMPD) et de leurs réseaux de soutien dans les initiatives d’amélioration de la qualité. De plus, elle permettra d’approfondir les stratégies de participation significative pour aider à améliorer la qualité et les résultats pour les clients qui reçoivent des soins en santé mentale et en dépendance en Ontario.

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Carrie Crawford (elle/elle) — Panéliste

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Dan Bolton (il/lui) — Panéliste

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Danyal Martin
Directrice, Programmes cliniques

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Madeleine Luvisa (iel)

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Dean Valentine (il/lui) — Panéliste

time iconApril 23, 2024 04:30 pm

Mot de la fin

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Graham Woodward
Vice-président, Centre d'excellence pour la santé mentale et les toxicomanies (MHA CoE) Santé Ontario